Автоматизация работы с заявками через Telegram

Как автоматизировали обработку заявок юридической фирмы и сэкономили 200+ часов в месяц

Скорость обработки заявок выросла в несколько раз. Раньше на просмотр на ПК и обсуждение с коллегами уходимо 15-30 минут. Теперь всё решается за 3-5 минут — достаточно зайти в смартфон в любом месте и прямо в нём управлять процессом!

О заказчике

Юридический сервис в Германии для иммигрантов. В команде — 3 юриста. 15+ направлений в работе, 30+ заявок в месяц. Помогают решать проблемы с видом на жительство, недвижимостью, бизнесом, разводами и другие споры вплоть до уголовных дел.

Как находят клиентов:через интернет, других клиентов, партнёров

Есть формуляры для заказа услуг, которые заполняют клиенты.

Проблемы, которые нам предстояло решить

Наше решение

Обработка заявок через Telegram с использованием ИИ

Как это работает:

1. Клиент заполняет формуляр — анкету на сайте или в мини-приложении.

Вводит данные: имя, контакты, суть запроса.

Вот как выглядит первая страница формы заявки на сайте:

2. ИИ обрабатывает анкету в сервисе регистрации заявок

Проверяет корректность данных (телефон, email, имя, фамилия, адрес и т. п.)

Структурирует информацию по заданному шаблону. Например, сначала данные клиента, потом суть проблемы

3. Данные попадают в CRM

Сервис регистрации заявок передаёт обработанные данные в CRM. ИИ использует информацию из заявки для заполнения карточки клиента, самостоятельно определяя, куда и что вносить.
Если это новый клиент, создаётся новая карточка. Если карточка уже есть, и клиент обращается с другим запросом, данные проверяются и автоматически дополняются и корректируются.
Сервис регистрации заявок с помощью ИИ отделяет контакты от данных заявки и приводит всё к единому виду, который понимают боты (для уведомлений в Telegram) и ERP-система (для управления заявками).

4. Заявки становятся доступны в ERP

Все обработанные заявки автоматически появляются в ERP-системе с полной структурированной информацией о клиенте и его запросе.

Юристы получают уведомления в Telegram о новых заявках и могут сразу назначить ответственного, изменить статус и начать работу с клиентом.

Вот как выглядят заявки в ERP:

5. Уведомление в Telegram

Сервис бота получает данные о новой заявке и отправляет ее в Телеграм. Заявка поступает в Telegram-чат юристов, где они решают: взять её в работу или отказаться. Доступны две кнопки: «Принять» или «Отказаться». Если заявка принята, в ERP её статус меняется на «В работе».

Вот как это выглядит в чате:

Управление через мини-приложение в Telegram

Так выглядит список заявок в Telegram MiniApp, который открывается в смартфоне у юриста:

Результат

Больше не нужно тратить время на уточнения — на каком этапе сделка, какая у неё цена или кто над ней работает. Вся информация доступна в ERP в смартфоне у всех юристов!

Эффект для бизнеса

• 1. Скорость обработки заявок выросла в несколько раз. Теперь вместо 15-30 минут на просмотр на ПК и обсуждение с коллегами, можно потратить всего 3-5 минут на просмотр запроса со смартфона в любом месте и сразу принять решение.
• 2. Скорость управления заявками тоже выросла: теперь открывать ERP в том же чате Telegram, где получена заявка — без ввода логина и пароля! Авторизация осуществляется автоматически через Телеграм.
• 3. Повысилась конверсия — клиенты получают ответ на заявку гораздо быстрее.
• 4. Обеспечена полная прозрачность процессов — все этапы видны в ERP.
• 5. Экономия 200+ часов/месяц на рутинных операциях в CRM — за счёт участия ИИ в обработке данных из формуляров.

Почему наше решение лучше других систем?

Фактически, мы создали:

• Уникальное решение, которое объединяет Telegram с ERP
• Систему, которая экономит время не только менеджерам, но и юристам
• Инструмент, который может расширять процессы интеграции и расти вместе с вашим бизнесом

Кому подойдет это решение

Любым фирмам с потоком заявок. Где важно контролировать все этапы сделок. И хочется избавиться от ручного ввода данных, сэкономив время на уточнение информации.